Stok Ada, Tapi Barang Tetap Tidak Tersedia: Apa yang Sebenarnya Terjadi?

Selasa pagi, tim sales menerima pesanan 50 unit dari pelanggan besar. Di sistem, stok produk itu tertulis 100 unit, jadi janji pengiriman dua hari pun diberikan. Sore harinya gudang melapor: yang benar-benar bisa dikirim hanya 30 unit. Sisanya sudah dialokasikan untuk pesanan lain yang dikonfirmasi lebih dulu.

Tidak ada yang salah hitung. Angka 100 itu benar. Masalahnya, 100 bukan jawaban atas pertanyaan yang sedang ditanyakan sales: berapa yang bisa saya janjikan hari ini? Satu produk punya beberapa "angka stok" yang masing-masing menjawab pertanyaan berbeda, dan banyak masalah ketersediaan lahir dari tertukarnya angka-angka itu.

Satu produk, lima angka stok

On hand adalah angka yang Anda temukan saat stock opname. Namun, stok fisik belum tentu bebas dipakai: sebagian bisa sudah dikunci untuk pesanan lain, menunggu pemeriksaan kualitas, atau berada di lokasi yang tidak dapat diakses tim penjualan. Karena itu, angka yang seharusnya menjadi pegangan sales adalah stok tersedia, bukan stok fisik.

Contoh: pesanan 50 unit

Agar lebih konkret, berikut ilustrasi dengan angka rekaan untuk satu produk:

Di Odoo, forecasted quantity dihitung dari stok fisik dikurangi pengiriman keluar, ditambah penerimaan masuk (penjelasan Infintor). Dalam contoh ini: 100 − 70 + 200 = 230 unit.

Dengan angka tersebut, jawaban untuk pelanggan menjadi jelas dan jujur. Sales bisa menjanjikan 30 unit sekarang dan sisa 20 unit setelah PO tiba, atau seluruh 50 unit dalam lima hari. Yang tidak boleh terjadi adalah menjanjikan 50 unit untuk besok hanya karena layar menampilkan angka 100.

Tujuh penyebab "stok ada, barang tidak tersedia"

1. Membaca stok fisik, bukan stok tersedia. Penyebab paling umum. Laporan stok sederhana hanya menampilkan on hand.
2. Reservasi tidak terlihat. Banyak pesanan, order produksi, atau transfer mengunci barang yang sama, tetapi tim yang menjanjikan barang tidak melihatnya.
3. Barang tertahan di lokasi atau status tertentu. Contohnya area karantina atau quality check, area staging dan packing, atau gudang cabang yang berbeda dari tempat pengiriman.
4. Pencatatan terlambat. Barang sudah keluar dari gudang, tetapi pengeluarannya baru diinput keesokan harinya atau di akhir minggu, sehingga sistem masih menganggap barang itu ada.
5. Varian, lot, atau satuan tidak cocok. Stok ada, tetapi untuk varian lain, lot yang mendekati kadaluarsa, atau satuan ukur yang berbeda dari yang dipesan.
6. Incoming dianggap stok, atau malah diabaikan. Barang yang belum tiba dijanjikan seolah sudah ada, atau sebaliknya, PO yang jelas akan tiba tidak dihitung sehingga sales menolak pesanan yang sebenarnya bisa dipenuhi.
7. Tidak ada aturan replenishment. Pembelian bergantung pada ingatan atau kebiasaan, sehingga barang baru dipesan setelah stok nyaris habis, padahal lead time supplier berminggu-minggu.

Replenishment: mencegah masalah sebelum terjadi

Replenishment adalah proses menentukan kapan dan berapa banyak barang harus dipesan ulang. Rumus klasiknya:

Titik pesan ulang = (rata-rata pemakaian per hari × lead time) + safety stock

Misalnya pemakaian 20 unit per hari, lead time supplier 7 hari, dan safety stock 40 unit. Titik pesan ulangnya 20 × 7 + 40 = 180 unit. Begitu proyeksi stok turun di bawah 180, saatnya memesan.

Odoo mengotomatiskan logika ini lewat reordering rules, dengan beberapa hal yang layak dipahami:

• Pemicunya adalah forecast, bukan stok fisik. Jika on hand hanya 5 unit tetapi ada PO masuk 20 unit dan minimum 10 unit, forecast-nya 25 unit sehingga Odoo tidak membuat pesanan ganda (Infintor).
• Min, max, dan multiple. Menurut dokumentasi Odoo, dengan min 10, max 40, dan multiple 6, forecast 8 unit akan memicu pesanan 36 unit: angka 32 dibulatkan ke atas agar kelipatan enam.
• Horizon days. Fitur ini membuat Odoo melihat ke depan beberapa hari dan memicu pemesanan lebih awal saat forecast diperkirakan turun di bawah minimum dalam jendela waktu tersebut (dokumentasi Odoo).
• Odoo 20 menurut rangkuman rilis dari Cybrosys menambahkan saran nilai minimum dan maksimum berdasarkan riwayat permintaan, hari cakupan, dan frekuensi pemesanan, serta tombol "Order" tunggal di dashboard replenishment. Saran otomatis tetap perlu ditinjau oleh orang yang paham pola bisnisnya.

Cara cepat mendiagnosis angka stok yang menyesatkan

Jika tim Anda sering mengalami situasi di atas, mulai dari lima pertanyaan ini:

1. Angka apa yang dilihat sales saat menjanjikan barang: on hand atau available?
2. Apakah reservasi dari pesanan, produksi, dan transfer terlihat dalam satu laporan?
3. Berapa lama jeda antara barang keluar fisik dan dicatat di sistem?
4. Apakah ada lokasi atau status stok (karantina, QC, staging) yang dihitung sebagai stok bebas?
5. Apakah setiap produk penting punya aturan minimum, maksimum, dan lead time?

Kebiasaan yang membuat angka stok bisa dipercaya

• Catat transaksi gudang saat terjadi, idealnya dengan scan barcode, bukan direkap di akhir hari.
• Satukan definisi. Tuliskan di SOP apa arti on hand, reserved, available, dan forecast agar semua divisi memakai istilah yang sama.
• Lakukan cycle count berkala untuk produk bernilai tinggi atau perputaran cepat, bukan hanya stock opname tahunan.
• Tampilkan incoming stock beserta estimasi tibanya supaya janji ke pelanggan realistis.
• Tunjuk penanggung jawab data stok per gudang, sehingga selisih punya pemilik yang jelas.

Bagaimana Edaptec Dapat Membantu

Akurasi stok bukan hanya soal sistem, tetapi juga soal proses di gudang. Edaptec membantu perusahaan menata alur inventory di Odoo sesuai cara kerja Anda: struktur gudang dan lokasi, aturan reservasi dan reordering, tampilan stok tersedia untuk tim sales, hingga pelatihan agar pencatatan dilakukan tepat waktu. Hasilnya, tim sales, gudang, dan purchasing membaca angka yang sama dan mengambil keputusan dari data yang dapat dipercaya.

Masih sering mengalami "stok ada, barang tidak tersedia"?

Hubungi tim Edaptec via WhatsApp 

Untuk berdiskusi, atau kunjungi halaman kontak Edaptec.