ERP Tidak Lagi Sekadar Tempat Mencatat Transaksi
Pada awalnya, banyak perusahaan menggunakan ERP untuk satu kebutuhan sederhana: mencatat transaksi bisnis secara terstruktur.
- Sales dicatat di sistem.
- Purchase dicatat di sistem.
- Inventory dicatat di sistem.
- Accounting mencatat transaksi keuangan.
Namun, ketika bisnis semakin kompleks, kebutuhan perusahaan juga berubah.
Manajemen tidak hanya membutuhkan data transaksi. Mereka membutuhkan jawaban atas pertanyaan seperti:
- Apa yang sedang terjadi di operasional?
- Mengapa stok tertentu mulai menipis, sementara stok lainnya menumpuk?
- Apakah pembelian sudah sesuai dengan kebutuhan produksi dan penjualan?
- Berapa biaya yang sebenarnya dikeluarkan untuk memenuhi pesanan pelanggan?
- Bagaimana keterlambatan di satu bagian memengaruhi bagian lainnya?
Pertanyaan tersebut menunjukkan bahwa perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar sistem pencatatan. Mereka membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan aktivitas bisnis, memperlihatkan hubungan antarproses, dan membantu manajemen memahami kondisi operasional secara menyeluruh.
Di sinilah ERP mulai berperan sebagai Business Operating System.
Apa Itu Business Operating System?
Business Operating System dalam konteks ini bukan sekadar aplikasi untuk menyimpan data, melainkan sistem yang mendukung perusahaan dalam menjalankan dan mengendalikan proses bisnis secara terintegrasi.
Konsepnya berangkat dari satu prinsip: aktivitas bisnis tidak berjalan sendiri-sendiri.
Penjualan berkaitan dengan persediaan. Persediaan berkaitan dengan pembelian dan produksi. Setiap transaksi tersebut pada akhirnya juga berdampak pada keuangan perusahaan.
Ketika proses-proses ini terhubung dalam ERP, perusahaan dapat melihat alur bisnis secara lebih utuh, mulai dari aktivitas operasional hingga dampaknya terhadap laporan keuangan.
Sebagai contoh, pesanan pelanggan tidak hanya menjadi catatan bagi tim sales. Pesanan tersebut juga dapat menjadi dasar untuk memeriksa ketersediaan barang, merencanakan pengadaan atau produksi, menyiapkan pengiriman, dan memproses penagihan sesuai alur yang dikonfigurasi.
Dengan demikian, nilai ERP tidak hanya terletak pada data yang tersimpan, tetapi juga pada hubungan antardata dan proses yang dapat dikelola melalui sistem.
Mengapa ERP Perlu Terhubung dengan Proses Bisnis?
1. Mengurangi Kesenjangan Informasi Antarbagian
Salah satu tantangan dalam operasional perusahaan adalah ketika setiap departemen memiliki informasi yang berbeda mengenai transaksi yang sama.
Misalnya, tim sales menerima pesanan pelanggan, tetapi tim gudang belum mengetahui perubahan jumlah barang yang harus disiapkan. Di sisi lain, tim purchasing baru mengetahui kekurangan stok setelah permintaan pembelian diajukan secara manual.
Situasi seperti ini dapat memperlambat proses kerja dan meningkatkan risiko kesalahan komunikasi.
ERP yang terintegrasi memungkinkan informasi transaksi digunakan oleh bagian terkait sesuai hak akses dan alur kerja yang ditetapkan. Ketika suatu transaksi diperbarui, bagian lain dapat memperoleh informasi yang relevan tanpa harus selalu menunggu rekap manual.
2. Menghubungkan Aktivitas Operasional dengan Dampak Keuangan
Data operasional dan keuangan sering kali dipahami sebagai dua hal yang berbeda. Padahal, hampir setiap aktivitas bisnis memiliki konsekuensi finansial.
Pembelian memengaruhi utang dan nilai persediaan. Produksi melibatkan penggunaan bahan baku dan biaya produksi. Penjualan berkaitan dengan pendapatan, piutang, serta pergerakan barang.
Jika informasi tersebut dikelola secara terpisah, perusahaan membutuhkan proses rekonsiliasi tambahan untuk memahami dampak finansial dari aktivitas operasionalnya.
ERP dapat membantu menghubungkan transaksi tersebut dengan pencatatan keuangan sesuai konfigurasi sistem. Hasilnya, perusahaan memiliki dasar yang lebih konsisten untuk menelusuri transaksi dan mengevaluasi kinerja bisnis.
3. Membantu Perusahaan Mengidentifikasi Masalah Lebih Awal
Laporan keuangan bulanan tetap penting, tetapi terkadang informasi di dalamnya baru menunjukkan dampak dari masalah yang sudah terjadi.
Sebagai contoh, peningkatan biaya penyimpanan mungkin berkaitan dengan persediaan yang bergerak lambat. Keterlambatan pengiriman mungkin disebabkan oleh stok yang tidak tersedia atau proses pengadaan yang belum selesai.
Dengan data operasional yang saling terhubung, perusahaan dapat menelusuri kondisi tersebut melalui informasi persediaan, pembelian, penjualan, dan aktivitas terkait.
ERP tidak otomatis menyelesaikan masalah tersebut. Namun, sistem yang dirancang dengan baik dapat membantu perusahaan memperoleh informasi yang diperlukan untuk menemukan penyebab dan menentukan tindakan berikutnya.
Tips & Trick: Mengoptimalkan ERP agar Menjadi Sistem Pengendali Operasional
Menggunakan ERP belum tentu membuat operasional langsung lebih efektif. Perusahaan perlu memastikan bahwa sistem mendukung proses kerja yang benar-benar dijalankan.
Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.
1. Petakan Alur Bisnis Sebelum Menambah Fitur
Sebelum menambahkan modul atau melakukan kustomisasi, dokumentasikan terlebih dahulu bagaimana proses bisnis berjalan saat ini.
Mulailah dari alur yang paling penting, seperti:
- Pesanan pelanggan hingga pengiriman.
- Permintaan pembelian hingga pembayaran pemasok.
- Perencanaan produksi hingga barang selesai diproduksi.
- Penagihan hingga penerimaan pembayaran.
Identifikasi bagian yang masih mengandalkan spreadsheet, input berulang, persetujuan manual, atau komunikasi melalui banyak saluran.
Pemetaan ini membantu perusahaan menentukan apakah masalahnya berasal dari keterbatasan sistem, proses kerja yang belum terstruktur, atau konfigurasi yang belum sesuai.
2. Hubungkan Data yang Digunakan Bersama
Perusahaan perlu memastikan bahwa data penting seperti produk, pelanggan, pemasok, satuan, dan daftar akun dikelola dengan standar yang konsisten.
Jika setiap departemen menggunakan kode atau format data berbeda, integrasi sistem tetap dapat menghasilkan informasi yang membingungkan.
Karena itu, tentukan siapa yang bertanggung jawab atas data master, bagaimana perubahan disetujui, dan bagaimana duplikasi data dicegah.
Kualitas data merupakan salah satu fondasi utama bagi ERP untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya.
3. Tentukan Indikator Kinerja yang Relevan
ERP sebaiknya membantu perusahaan menjawab pertanyaan bisnis yang spesifik, bukan hanya menghasilkan banyak laporan.
Contohnya, perusahaan distribusi dapat memantau tingkat perputaran persediaan, ketepatan pemenuhan pesanan, dan nilai barang yang bergerak lambat. Perusahaan manufaktur dapat mengevaluasi pemakaian bahan baku, biaya produksi, serta ketepatan jadwal produksi.
Pilih indikator yang benar-benar berkaitan dengan target operasional. Pastikan definisi, sumber data, dan periode pengukurannya konsisten agar hasilnya dapat dibandingkan.
4. Otomatiskan Proses yang Sudah Terstruktur
Otomatisasi paling efektif ketika aturan prosesnya sudah jelas.
Sebagai contoh, perusahaan dapat mengatur notifikasi ketika stok mencapai batas tertentu, menetapkan alur persetujuan pembelian berdasarkan nilai transaksi, atau menghubungkan pesanan dengan proses pemenuhan barang.
Namun, tidak semua aktivitas perlu langsung diotomatisasi. Proses yang belum jelas justru dapat menghasilkan kesalahan secara lebih cepat ketika otomatisasi diterapkan tanpa evaluasi.
Mulailah dari proses yang berulang, memiliki aturan yang terukur, dan memberikan dampak nyata terhadap operasional.
5. Evaluasi Sistem Berdasarkan Hasil Operasional
Keberhasilan ERP tidak cukup diukur dari jumlah modul yang sudah digunakan atau jumlah transaksi yang berhasil dimasukkan ke sistem.
Evaluasi juga perlu melihat apakah proses kerja menjadi lebih terkontrol, data lebih konsisten, waktu rekonsiliasi berkurang, atau keterlambatan dapat diidentifikasi lebih awal.
Perusahaan dapat membandingkan kondisi sebelum dan sesudah implementasi menggunakan indikator yang telah ditetapkan. Dengan begitu, pengembangan sistem berikutnya dapat didasarkan pada kebutuhan dan hasil yang terukur, bukan hanya penambahan fitur.
Bagaimana Odoo Mendukung Pendekatan Ini?
Odoo merupakan ERP modular yang menyediakan berbagai aplikasi bisnis dan memungkinkan perusahaan menghubungkan proses sesuai kebutuhan operasionalnya.
Sebagai contoh, aplikasi Sales dapat digunakan untuk mengelola pesanan pelanggan, Inventory untuk memantau pergerakan barang, Purchase untuk mendukung proses pengadaan, dan Accounting untuk mengelola pencatatan keuangan.
Dalam skenario yang sesuai, transaksi antarbagian dapat saling berkaitan sehingga perusahaan tidak perlu memperlakukan setiap aktivitas sebagai proses yang sepenuhnya terpisah.
Odoo juga menyediakan aplikasi lain, termasuk Manufacturing, CRM, dan Project, yang dapat dipertimbangkan sesuai karakteristik bisnis.
Meski demikian, tingkat integrasi yang tercapai bergantung pada edisi, konfigurasi, kebutuhan pengembangan, serta rancangan implementasi. Perusahaan tetap perlu memetakan proses bisnis dan menentukan ruang lingkup sistem sebelum penerapan.
Kesimpulan: ERP yang Bernilai Bukan Sekadar ERP yang Lengkap
Transformasi ERP bukan tentang menggunakan sebanyak mungkin modul. Hal yang lebih penting adalah bagaimana sistem membantu perusahaan menjalankan proses bisnis secara konsisten, menghubungkan informasi antarbagian, dan menyediakan dasar yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Ketika ERP hanya digunakan untuk mencatat transaksi, perusahaan mungkin belum memanfaatkan seluruh potensinya. Sebaliknya, ketika data, alur kerja, kontrol, dan indikator kinerja dirancang secara terintegrasi, ERP dapat menjadi fondasi penting dalam pengelolaan operasional.
Karena itu, sebelum menambah fitur atau mengganti sistem, evaluasi terlebih dahulu proses mana yang perlu diperbaiki, data mana yang perlu dihubungkan, dan keputusan apa yang ingin didukung oleh sistem.
Ingin mengoptimalkan ERP agar lebih sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda?
Edaptec membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan operasional, memetakan proses bisnis, dan merancang implementasi Odoo sesuai kebutuhan. Hubungi tim Edaptec untuk mendiskusikan bagaimana ERP dapat mendukung integrasi dan kontrol operasional bisnis Anda.