Banyak perusahaan menganggap implementasi ERP sebagai langkah untuk membuat operasional menjadi lebih cepat dan efisein. Sistem baru dipasang, data mulai terintegrasi, berbagai prosses mulai terdigitalisasi dan perusahaan berharap masalah operasional akan otomatis terselesaikan.
Namun ada satu hal yang sering terlewat:
ERP tidak dapat memperbaiki proses bisnis yang sejak awal memang tidak dirancang dengan baik
ERP dapat mengotomatisasi, mengintegrasikan, dan menstandarkan proses. Tetapi jika proses yang dimasukkan ke dalam sistem masih memiliki banyak tahapan yang tidak diperlukan, approval yang terlalu panjang, atau alur kerja yang tidak jelas, teknologi justru berisiko membuat proses yang tidak efisien tersebut menjadi semakin terstruktur.
Karena itu, sebelum berbicara tentang sistem ERP, perusahaan perlu memahami terlebih dahulu bagaimana proses bisnisnya berjalan.
ERP Mengikuti Proses Bisnis, Bukan Menggantikan Logika
ERP pada dasarnya dirancang untuk membantu perusahaan menjalankan proses secara lebih terstruktur. Misalnya, dalam proses pembelian:
Purchase Request → Approval → Purchase Order → Receipt → Vendor Bill → Payment
Dengan sistem ERP, setiap tahap dapat memiliki workflow, approval, pencatatan data, dan keterkaitan dengan modul lain.
- Tetapi bagaimana jika perusahaan sebenarnya tidak membutuhkan tiga level approval untuk setiap pembelian?
- Atau setiap purchase request harus melewati departemen yang seharusnya tidak berkaitan langsung dengan transaksi?
Dalam kondisi seperti ini, ERP tetap dapat menjalankan workflow tersebut. Masalahnya bukan pada sistem, masalahnya ada pada proses.
ERP hanya akan menjalankan aturan yang telah ditentukan. Jika aturan tersebut kompleks, sistem akan mengotomatisasi kompleksitas itu.
Automation Tidak Selalu Berarti Efficiency
Otomatisasi sering dianggap sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi. Padahal, otomatisasi dan efisiensi adalah dua hal yang berbeda. Bayangkan sebuah proses membutuhkan:
10 langkah manual → 5 approval →3x input data → 2x pengecekan
Kemudian perusahaan mengimplementasikan ERP dan berhasil membuat seluruh tahapan tersebut berjalan secara digital.
Proses memang sudah otomatis, tetapi jumlah tahapan tetap sama. Artinya, perusahaan mungkin berhasil mengurangi pekerjaan manual, tetapi belum berhasil menghilangkan ativitas yang tidak memberikan nilai tambah.
Inilah mengapa implementasi ERP sebaiknya tidak hanya berfokus pada
pertanyaan:
| "Bagaimana proses ini bisa dibuat otomatis?"
Tetapi juga:
| "Apakah proses ini memang perlu dilakukan seperti ini?"
Mulai dari Business Process, Bukan dari Modul
Kesalahan lain yang cukup umum adalah menentukan ERP berdasarkan modul yang ingin digunakan sebelum memahami kebutuhan proses bisnis.
Misalnya, perusahaan memutuskan membutuhkan modul Sales, Inventory, Accounting, dan Purchase karena seluruh modul tersebut tersedia di ERP.
Padahal, yang seharusnya dianalisis terlebih dahulu adalah:
- Bagaimana proses order masuk?
- Siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap?
- Kapan stok perlu diperbarui?
- Kapan transaksi dianggap selesai?
- Data apa yang perlu berpindah antar-departemen?
- Di mana bottleneck paling sering terjadi?
- Approval mana yang memang dibutuhkan?
- Aktivitas mana yang masih dilakukan secara manual?
Dari sini, perusahaan dapat menentukan bagaimana sistem harus mendukung proses tersebut.
Modul adalah bagian dari solusi. Business process adalah dasarnya.
Identifikasi Bottleneck Sebelum Melakukan Otomatisasi
Sebelum mengotomatisasi proses, perusahaan perlu mengetahui bagian mana yang benar-benar menyebabkan keterlambatan.
Bottleneck dapat muncul dalam berbagai bentuk:
- Approval terlalu panjang
Sebuah transaksi sederhana membutuhkan terlalu banyak persetujuan karena seluruh transaksi menggunakan aturan approval yang sama.
- Input data berulang
Informasi yang sama harus dimasukkan oleh beberapa departemen karena sistem tidak saling terhubung.
- Handover antar-departemen
Informasi berhenti di satu departemen karena proses berikutnya masih bergantung pada email. spreadsheet, atau komunikasi manual.
- Data tidak konsisten
Setiap departemen memiliki versi data yang berbeda sehingga membutuhkan proses pengecekan dan rekonsiliasi sebelum informasi dapat digunakan.
- Proses yang tidak memiliki owner yang jelas
Tidak ada pihak yang benar-benar bertanggung jawab terhadap suatu tahapan seingga pekerjaan mudah tertunda.
Jika bootleneck tersebut tidak diidentifikasi sejak awal, implemantasi ERP berisiko hanya memindahkan masalah lama ke dalam sistem yang baru.
As-Is and To-Be: Memahami Proses Sebelum dan Sesudah ERP
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan dalam implementasi ERP adalah membandingkan kondisi As-Is dan To-Be.
As-Is menggambarkan bagaimana proses bisnis bisa berjalan saat ini.
Misalnya:
Customer Order → Sales Input → Excel →Warehouse Check → WhatsApp Confirmation → Manual Invoice
Setelah dilakukan analisis, perusahaan dapat merancang proses To-Be yang lebih terstruktur:
Customer Order → Sales Order → Inventory Check → Delivery → Invoice → Accounting
Perbedaannya bukan sekedar mengganti excel dengan ERP.
Yang lebih penting adalah mengevaluasi:
- Tahapan mana yang dapat dihilangkan
- Tahapan mana yang dapat digabungkan
- Aktivitas mana yang dapat diotomatisasi
- Data mana yang seharusnya terintegrasi
- Serta siapa yang bertanggung jawab pada setiap proses
Dengan pendekatan tersebut, ERP digunakan untuk mendukung proses yang lebih baik, bukan sekedar mendigitalisasi proses lama.
Standarisasi Tidak Berari Memaksa Semua Bisnis Menjadi Sama
Setiap perusahaan memiiki karakteristik operasional yang berbeda. Karena itu, proses bisnis tidak selalu harus dibuat identik dengan perusahaan lain hanya karena menggunkana ERP yang sama. Namun, bukan berarti seluruh proses harus dibuat custom.
Perusahaan perlu menentukan keseimbangan antara standard process dan business specific requirement. Jika sebuah proses sudah sesuai dengan best practice dan dapat dijalankan menggunakan fitur standar ERP, tidak selalu diperlukan customization.
Sebaliknya, jika terdapat kebutuhan bisnis yang benar-benar spesifik dan memiliki dampak terhadap operasional, integrasi, atau compliance, customization dapat dipertimbangkan.
Pendekatan ini membantu menjaga sistem tetap menageable tanpa mengorbankan kebutuhan bisnis yang memang penting.
ERP yang Baik Dimulai dari Pertanyaan yang Tepat
Keberhasilan implementasi ERP tidak hanya ditentukan oleh software yang digunakan. Pertanyaan yang lebih mendasar adalah:
Apakah perusahaan sudah mamahami proses bisnisnya sendiri?
Karena semakin jelas proses yang ingin dibangun, semakin mudah pula menentukan bagaimana ERP harus dikonfigurasi.
ERP kemudian dapat digunakan untuk:
- Mengurangi pekerjaan manual
- Mengintegrasikan data antar-departemen
- Membangun workflow yang lebih terstruktur
- Meningkatkan visibility terhadap operasional
- Serta menyediakan informasi yang lebih konsisten untuk pengambilan keputusan
Teknologi menjadi enabler. Namun, proses bisnis tetap menjadi fondasinya.
Membangun ERP yang Sesuai dengan Cara Bisnis Anda Bekerja
Implementasi ERP seharusnya tidak dimulai dari pertanyaan tentang fitur apa yang paling banyak tersedia. Prosesnya justru dimulai dengan memahami bagaimana perusahaan bekerja saat ini, menentukan masalah yang terjadi, kemudian merancang bagaimana proses tersebut seharusnya bekerja ke depannya. Setelah itu, sistem ERP dapat dikonfigurasi untuk mendukung proses tersebut secara optimal.
Melalui layanan konsultasi, implementasi, development, support, dan maintenance, Edaptec membantu perusahaan mengembangkan solusi Odoo yang disesuaikan dengan kebutuhan dan proses bisnisnya.
Tujuannya adalah membangun cara kerja yang lebih terstruktur, terintegrasi, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis.
Sudah siap mengevaluasi proses bisnis Anda sebelum mengimplementasikan ERP?
Hubungi Edaptec untuk mendiskusikan kebutuhan bisnis Anda.