ERP Tidak Selalu Menjadi Satu-Satunya Sistem Dalam Bisnis
Ketika perusahaan mulai melakukan digitalisasi, biasanya tidak semua kebutuhan diselesaikan oleh satu aplikasi.
Perusahaan mungkin menggunakan ERP untuk mengelola transaksi dan operasional, tetapi tetap memilki sistem lain untuk kebutuhan tertentu, seperti e-commerce, marketplace, payment gateway, warehouse management, human resources, customer-facing applications, hingga sistem khusus yang sudah digunakan sebelum ERP diterapkan.
Masalah muncul ketika sistem-sistem tersebut harus saling bertukar informasi.
Tanpa mekanisme integrasi yang tepat, perusahaan dapat kembali menghadapi masalah yang sebenarnya ingin diselesaikan melalui digitalisasi: data terpisah, input berulang, proses manual, dan informasi yang tidak konsisten.
Di sinilah Application Programming Interface (API) memiliki peran penting.
Apa yang Sebenarnya Dilakukan API?
Secara sederhana, API memungkinkan satu sistem meminta atau mengirimkan informasi kepada sistem lain melalui aturan komunikasi yang telah ditentukan. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki:
Customer Portal (E-commerce) → Sistem → Accounting
Ketika pelanggan melakukan transaksi di e-commerce, data pesanan tidak harus kembali dimasukkan secara manual ke ERP. Dengan integrasi API, sistem e-commerce dapat mengirimkan informasi transaksi ke ERP sesuai struktur data dan aturan yang telah ditentukan.
ERP kemudian dapat memproses data tersebut untuk kebutuhan seperti:
- Sales Order
- Inventory
- Delivery
- Invoice
- Accounting
Dengan demikian, sistem yang berbeda dapat menjalankan fungsinya masing-masing tanpa membuat data berjalan dalam silo.
API bukan pengganti ERP. API adalah penghubung antar-sistem.
Mengapa Integrasi Sistem Menjadi Penting?
Semakin banyak aplikasi yang digunakan perusahaan, semakin penting pula bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut saling terhubung. Tanpa integrasi, sebuah transaksi dapat membutuhkan beberapa kali input.
contohnya:
Customer Order → Input ke E-commerce → Input ulang ke ERP → Input ulang ke warehouse → Input ulang ke Accounting
Selain memakan waktu, proses seperti ini menciptakan beberapa titik risiko. Jika satu data berubah tetapi sistem lain belum diperbaharui, maka perusahaan dapat memiliki multiple versions of the truth.
Dengan integrasi:
Customer Order → E-commerce →API → ERP → Inventory + Delivery + Accounting
Data dapat mengalir antar-sistem berdasarkan workflow yang telah ditentukan.
Integrasi Bukan Sekedar "Menghubungkan Dua Sistem"
Ini bagian yang sering disalahpahami.
Integrasi API bukan hanya persoalan membuat:
| "Sistem A bisa mengirim data ke sistem B."
Yang lebih penting adalah menentukan data apa yang dikirim, kapan dikirim, bagaimana divalidasi, dan apa yang terjadi jika proses gagal.
Sebuah integrasi yang baik perlu mempertimbangkan beberapa aspek.
1. Data Mapping
Struktur data di setiap sistem belum tentu sama.
Misalnya, sistem A menggunakan: customer_id
sementara sistem B menggunakan: partner_code
Keduanya mungkin merujuk pada entitas yang sama, tetapi sistem integrasi perlu mengetahui bagaimana data tersebut dipetakan.
2. Validation
Tidak semua data yang dikirim dapat langsung diterima. Sistem tujuan perlu memastikan bahwa data memenuhi aturan yang telah ditentukan.
Contohnya:
- customer harus terdaftar
- product harus tersedia
- warehouse harus valid
- quantity tidak boleh bernilai negatif
- transaksi harus emmiliki nomer refrensi
Validation membantu mencegah data yang salah masuk ke sistem utama.
3. Workflow
Data yang masuk juga perlu menentukan proses berikutnya.
Misalnya:
Order Received
→ Validation
→ Stock Check
→ Sales Order
→ Delivery
→ Invoice
Dengan demikian, API tidak hanya memindahkan data, tetapi menjadi bagian business process integration.
4. Error Handling
Apa yang terjadi jika sistem tujuan sedang tidak tersedia?
Atau jika data yang dikirim tidak valid?
Sistem integrasi perlu memiliki mekanisme untuk menangani kondisi tersebut.
Tanpa error handling yang baik, perusahaan mungkin tidak menyadari bahwa sebagai transaksi gagal masuk ke sistem.
Karena itu, integrasi yang baik perlu mempertimbangkan logging, monitoring, ratry mechanism, dan error notification sesuai kebutuhan sistem.
API dan ERP: Siapa yang Menjadi "'Pusat"?
Dalam arsitektur sistem bisnis, ERP sering digunakan sebagai salah satu sumber utama data operasional. Namun, bukan berarti semua sistem harus langsung bergantung pada ERP untuk seluruh proses.
Contohnya:
E-commerce: mengelola customer-facing transaction
ERP: mengelola sales, inventory, purchasing, accounting
Payment Gateway: mengelola pembayaran
Warehouse system: Mengelola aktivitas gudang
CRM: mengelola interaksi pelanggan
Sistem-sistem tersebut dapat memiliki fungsi masing-masing. Yang penting adalah menentukan system of record untuk setiap jenis data.
Misalnya:
| Data | System of Record |
|---|---|
| Customer Order | ERP / E-Commerce |
| Product Master | ERP |
| Inventory | ERP / WMS |
| Payment Status | Payment Gateway |
| Accounting Transaction | ERP |
| Customer Interaction | CRM |
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menghindari kondisi ketika beberapa sistem sama-sama dianggap sebagai sumber utama untuk data yang sama.
Bagaimana Jika Perusahaan Sudah Memiliki Sistem Lama?
Ini merupakan salah satu kondisi yang cukup umum dalam implementasi ERP. Perusahaan mungkin sudah memiliki aplikasi internal yang digunakan selama bertahun-tahun. Ketika ERP baru diterapkan, bukan berarti seluruh sistem lama harus langsung dihentikan.
Dalam beberapa kasus, pendekatan yang lebih tepat adalah mengintegrasikan sistem lama dengan ERP.
Contohnya: Existing System → API/ Integration Layer → ERP
Dengan cara tersebut, sistem lama tetap menjalankan fungsi yang memang masih dibutuhkan, sementara ERP menangani proses yang menjadi scope implementasi baru.
Pendekatan seperti ini juga dapat mengurangi kebutuhan untuk mengganti seluruh technology stack sekaligus. Namun, integrasi tetap perlu dianalisis dari sisi data ownership, security, compatibility, transaction flow, dan maintainanility.
API Integration Tidak Selalu Berarti Real-Time
Satu hal lain yang penting: integrasi tidak selalu harus real-time. Kebutuhan integrasi bergantung pada karakteristik proses bisnis. Untuk transaksi tertentu, informasi mungkin memang harus diterima dalam hitungan detik.
Contohnya: Payment Confirmation → Update Order Status
Namun, untuk kebutuhan lain, sinkronisasi secara berkala mungkin sudah cukup. Misalnya Daily Sales Data → Reporting System
Karena itu, desain integrasi perlu mempertimbangkan:
- seberapa cepat data dibutuhkan
- valume transaksi
- criticality data
- kemampuan sistem
- serta biaya dan kompleksitas implementasi
Memaksakan real-time integration pada seluruh proses justru dapat membuat arsitektur menjadi lebih kompleks tanpa memberikan manfaat yang sebanding.
Dari Integrasi Data Menuju Integrasi Proses
tujuan akhir integrasi sebenarnya bukan sekedar membuat data berpindah dari satu sistem ke sistem lainnya. Yang lebih penting adalah memastikan proses bisnis tetap berjalan secara end-to-end.
Contohnya:
Customer Order → E-commerce → API → ERP → Inventory check → Warehouse → Delivery → Invoice → Accounting
Dalam alur tersebut, beberapa sistem menjalankan fungsi berbeda. Tetapi dari perspektif bisnis, semuanya merupakan bagian dari satu proses order-to-cash. Inilah perbedaan antara data integration dan business process integration.
Data integration memastikan informasi dapat berpindah. Business process integration memastikan informasi tersebut menggerakkan proses yang tepat pada waktu yang tepat.
Ketika Integrasi Dirancang Tanpa Memahami Proses Bisnis
API yang secara teknis berhasil belum tentu menghasilkan integrasi yang baik. Misalnya, sebuah API berhasil mengirim seluruh transaksi dari sistem A ke ERP. Secara teknis:
Integration = Success
Namun ternyata seluruh transaksi tersebut tidak seharusnya masuk ke ERP.
| Atau data yang masuk membutuhkan approval terlebih dahulu, | Atau status transaksi di sistem A berbeda dengan status yang digunakan ERP
Akibatnya, integrasi memang berjalan, tetapi proses bisnis justru menjadi lebih rumit. Karena itu desain integrasi sebaiknya dimulai dengan pertanyaan:
> Apa tujuan bisnis dari integrasi ini?
Kemudian baru ditentukan:
> Data apa yang dibutuhkan??
> Sistem mana yang menjadi sumber data?
> Kapan data dikirim?
> Bagaimana data divalidasi?
> Apa proses berikutnya?
> Bagaimana jika terjadi error?
Dengan pendekatan tersebut, teknologi mengikuti kebutuhan proses bisnis bukan sebaliknya.
ERP sebagai Bagian dari Ekosistem Digital Bisnis
Seiring berkembangnya kebutuhan digital perusahaan, ERP semakin jarang berdiri sebagai satu-satunya sistem. ERP justru menjadi bagian dari digital ecosystem yang terdiri dari berbagai aplikasi dan platform. Arsitektur dapat terlihat seperti:
E-commerce → Integration Layer/API → ERP → Payment/ Banking/ Warehouse/ CRM/ External System
Setiap sistem memiliki fungsi spesifik, sementara integrasi memastikan informasi dapat mengalir di antara sistem tersbut sesuai kebutuhan.
Dengan arsitektur yang dirancang dengan baik, perusahaan tidak hanya mendapatkan sistem yang terintegrasi, tetapi juga memiliki fondasi yang lebih siap ketika kebutuhan bisnis berkembang.
Integrasi yang Baik Dimulai dari Business Requirement
pada akhirnya, keberhasilan API integration tidak hanya ditentukan oleh kemampuan teknis untuk membuat dua sistem saling berkomunikasi. Yang jauh lebih penting adalah apakah integrasi tersebut menyelesaikan kebutuhan bisnis yang nyata.
Sebelum membangun integrasi, perusahaan perlu memahami:
- proses bisnis yang ingin dihubungkan
- data yang dibutuhkan
- ownership setiap data
- kebutuhan real-time atau batch
- validation rules
- security requirements
- error handling
- serta bagaimana integrasi akan dipelihara dalam jangka panjang
Dengan fondasi tersebut, ERP tidak lagi dipandang sebagai satu aplikasi yang berdiri sendiri. ERP menjadi bagian dari arsitektur sistem bisnis yang saling terhubung.
Membangun Integrasi yang Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis
Setiap perusahaan memiliki landscape sistem yang berbeda. Karena itu, pendekatan integrasi tidak dapat dibuat dengan satu pola yang berlaku untuk setiap bisnis.
Edaptec memiliki pengalaman dalam mengembangkan dan mengimplementasikan solusi ERP, termasuk kebutuhan integrasi dengan sistem lain melalui API. Salah satu contohnya adalah implemntasi Odoo di Rumah Sakit Delta Surya yang menghubungkan Odoo dengan sistem E-Hos melalui API untuk kebutuhan billing, logistik obat, dan sinkronisasi data.
Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa implementasi ERP tidak selalu berarti menggantikan seluruh sistem yang sudah ada. Dalam kondisi tertentu, integrasi dapat menjadi pendekatan untuk mengubungkan sistem yang berbeda agar tetap mendukung satu proses bisnis yang terintegrasi.
Karena sistem yang baik bukan hanya sistem yang dapat bekerja sendiri, tetapi sistem yang dapat bekerja bersama dengan ekosistem bisnis di sekitarnya.
Diskusikan kebutuhan integrasi dan ERP bisnis Anda bersama Edaptec.